Fokussiert arbeiten leicht gemacht: 7 Zeitmanagement-Tipps fürs Büro

Fokussiertes Arbeiten fällt nicht immer leicht. Ganz gleich, ob im Homeoffice oder im Büro – Ablenkung findet sich da und dort: eine neue Mail im Posteingang, das Handy, das am Schreibtisch vibriert, das klingelnde Telefon, Ansprache durch Kollegen*, Kunden oder den Chef. Schnell hat man den Faden verloren und die Konzentration ist dahin.

Da hilft nur ein gutes Zeitmanagement! Wie das funktioniert, welche Zeitmanagement-Methoden es gibt und was noch zu effizienterem Arbeiten und zu mehr Produktivität beiträgt? All das erfahren Sie in diesem Beitrag!

Kennen Sie dieses Gefühl, wenn der Arbeitstag vorbei ist und man sich fragt, was man eigentlich den ganzen Tag über gemacht hat? Ja? Dann versuchen Sie es doch einmal damit, Ihre Arbeitszeiten und -inhalte aufzuzeichnen. Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind Excel-Tabellen, Time-Tracking-Apps, Online-Tools wie RescueTime oder die gute alte Papiermethode. Eine Woche reicht, und Sie werden schnell erkennen, welche die wahren Zeitfresser im Büroalltag sind.

Tipps für effizienteres Arbeiten:

• Planen Sie Raum für Zeitfresser in Ihren Arbeitstag ein!
  Das beste Beispiel dafür sind E-Mails. Legen Sie fixe Zeiten fest, zu denen Sie Ihre Mails bearbeiten – etwa morgens, nach dem Mittagessen und vor Arbeitsende. Dazwischen halten Sie Ihr Mailprogramm geschlossen und deaktivieren am besten Ihre Benachrichtigungen. 
• Nutzen Sie Produktivzeiten!
  Zu welcher Tageszeit sind Sie am konzentriertesten? Leiden Sie auch unter dem klassischen Nachmittagstief? Versuchen Sie, produktive Zeiten für wichtige und konzentrationsintensive Aufgaben zu nutzen. In weniger produktiven Zeitfenstern widmen Sie sich einfachen Aufgaben, die wenig Konzentration erfordern.
• Machen Sie bewusst Pausen!
  Regelmäßige, kurze Pausen fördern die Produktivität. Das ist längst kein Geheimnis mehr. Sprechen Sie mit Kollegen, gehen Sie eine Runde um den Block – was auch immer Ihnen guttut!
• Legen Sie Meetings zeitlich nahe aneinander!
  Machen Sie jeweils nur kurze Pausen (max. 10–15 Minuten) zwischen zwei oder mehreren Meetings. So bleibt im Anschluss mehr Zeit, um größere Aufgaben im verbleibenden Arbeitstag unterzubringen. In 30 bis 60 Minuten Meetingpause hingegen lässt sich nur wenig Wichtiges erledigen: ein weiterer Zeitfresser in Ihrem Arbeitstag!
• Versuchen Sie es mit einer der beiden Zeitmanagement-Methoden, die wir Ihnen nun vorstellen!

Unser Gehirn empfindet kleine Teilaufgaben attraktiver als große Aufträge. Es setzt nämlich auch bei Teilerfolgen Endorphine frei. Das Ergebnis: Wir sind motiviert, die nächste Aufgabe anzugehen. Genau diesen Effekt machen sich die beiden Zeitmanagement-Methoden zunutze. Sie teilen die Arbeit in kurze Intervalle auf und suggerieren unserem Gehirn, dass wir nur an etwas Kurzem arbeiten. 

Die Salami-Taktik

Scheibchen für Scheibchen ans Ziel. Aus einer großen Aufgabe werden mehrere kleine Aufgaben. Die sind einfacher und schneller zu bewältigen. Ein hochgestecktes Ziel scheint damit plötzlich leicht erreichbar. Davon profitiert nicht nur die Konzentration: Die Taktik hilft prima gegen das Aufschieben von Arbeiten!

Die Pomodoro-Technik

Bei dieser Methode werden Aufgaben in 25-Minuten-Schritte eingeteilt. Nach 25 Minuten sollte die jeweilige Teilaufgabe erledigt sein. Häkchen drunter und kurz abschalten! Dann geht’s weiter mit dem nächsten 25-Minuten-Task. Nach dem vierten Teilerfolg gibt es eine etwas längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Die Vorteile: Wenn Teilaufgaben ohne Unterbrechung abgearbeitet werden, profitiert die Qualität der Erledigung der gesamten Aufgabe. Und man verbessert das Einschätzen von Arbeitszeiten. 

Wir bleiben beim Gehirn. Und das kann sich immer nur mit einer Aufgabe fokussiert beschäftigen. Je mehr an Anforderungen dazukommt, desto weniger effizient können wir arbeiten. Daher gilt: Erstens sollte man seinen Fokus immer nur einer einzigen Aufgabe widmen und auf „Nebenbeiarbeiten“ verzichten. Zweitens muss man eine begonnene Aufgabe immer in einem Zug zu Ende bringen. Wer seine Arbeit unterbricht, braucht bis zu 20 Minuten und mehr, um sie wieder konzentriert aufnehmen zu können. 

Apropos Unterbrechung …

Ordnung am Arbeitsplatz halten und Störfaktoren minimieren – das sind unsere zwei Credos für fokussiertes Arbeiten. 

• Musik hören: am besten leise und einfache Hintergrundmusik
• Arbeitszeiten anpassen: Morgens ist es eventuell noch ruhiger im Büro.
• Tapetenwechsel: Abstecher ins Café nebenan, in die büroeigene Ruhezone oder zum flexiblen Steh-Arbeitsplatz
• Fokuszeiten festlegen: keine Meetings, Telefonate, E-Mails und Co. zu bestimmten Zeiten
• schalldämmende Noise-Cancelling-Kopfhörer verwenden
• Privathandy weg vom Schreibtisch, auf stumm oder „nicht stören“ schalten
• E-Mail- und Chatbenachrichtigungen deaktivieren
• Arbeitsplatz aufräumen: Schreibtisch, E-Mail-Postfach etc.

Seine Aufgaben sinnvoll zu priorisieren, hat mehrere Vorteile. Das Setzen von Prioritäten hilft, Ziele zu definieren und sie einzuhalten. Es erleichtert die Entscheidung, welche Aufgaben delegiert werden sollten und welche Sie besser selbst übernehmen. Und es ist ein Mittel, Grenzen zu setzen – für all jene, denen es schwerfällt, Nein zu sagen.

Mit diesen Modellen setzen Sie gekonnt Prioritäten:

• ABC-Analyse: Aufteilung von Tasks in sehr wichtig (A), wichtig (B) und weniger wichtig (C).
• Eisenhower-Prinzip: Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt.

Objectives (Ziele) and Key Results (Schlüsselergebnisse) sind die tragenden Säulen der OKR-Methode. Das ist jene Management-Methode, die Unternehmen wie Google oder Zalando zu ihrem Erfolg verhalf. Kurz gesagt, geht es darum, sich als Unternehmen, Abteilung oder Mitarbeiter für jedes Quartal neue Ziele vorzunehmen. Eine hohe Transparenz und große Flexibilität zeichnen die OKR-Methode aus. Sie …

• … hilft, unnötige Tätigkeiten zu erkennen und zu eliminieren.
• … fördert die Fähigkeit, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
• … erleichtert das Nein-Sagen bei weniger wichtigen Aufgaben.
• … beschleunigt die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen.
• … verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Gute Erfahrungen: Auch bei eRecruiter kommt die OKR-Methode zum Einsatz. Mit Erfolg! Eine Mitarbeiterin berichtet: „Wir sind insgesamt besser aufeinander abgestimmt und arbeiten gemeinsam auf dieselben Ziele hin. Ich weiß genau, wer meine verantwortlichen Ansprechpartner sind und woran gerade gearbeitet wird. Jeder erkennt dadurch mehr Sinnhaftigkeit in seinem Tun. Und das macht das Arbeiten an sich fokussierter, nachhaltiger und das Zeitmanagement deutlich besser.“

Der Grundstein für fokussiertes Arbeiten sowie ein optimales Zeitmanagement am Arbeitsplatz wird oft im Privaten gelegt. Eine gesunde Ernährung etwa, kann Wunder wirken, was die Konzentration im Büro betrifft. Entspannungstechniken wie Yoga und Meditation fördern die Fähigkeit, den scharfen und klaren Fokus zu entwickeln, den Sie bei der Arbeit dringend benötigen. Nur wenn der Kopf frei ist, können wir ohne Stress effizient arbeiten. Sie werden sehen: Gelassenheit und Entspannung in der Freizeit wirken sich positiv auf die Produktivität am Arbeitsplatz aus!

Haben Sie’s gewusst? Mitarbeiter, die in gewissem Rahmen selbst über Arbeitszeit und -ort bestimmen können, übernehmen mehr Eigenverantwortung. Sie selbst können jene Umstände schaffen, unter denen sie am besten arbeiten. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag über flexible Arbeitsmodelle …

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.